Privacy policy

La presente informativa è resa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e della normativa nazionale applicabile in materia di protezione dei dati personali.

ART. 1 – TITOLARE DEL TRATTAMENTO

1.1.Il Titolare del trattamento dei dati personali è: EXPERIFIND SOCIETÀ A RESPONSABILITÀ LIMITATA SEMPLIFICATA Sede legale: Via dei Cantieri n. 35 – 90142 Palermo (PA) P. IVA / C.F.: 07300690828 REA: PA – 450028 PEC: experifind@pec.it (di seguito il "Titolare" o "Experifind").

1.2.Per ogni richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare ai recapiti sopra indicati.

1.3.Allo stato il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) non ricorrendone i presupposti di legge. Eventuali nomine successive saranno comunicate mediante aggiornamento della presente informativa con indicazione dei relativi recapiti.

ART. 2 – AMBITO DI APPLICAZIONE

2.1.La presente Privacy Policy si applica ai trattamenti effettuati tramite:

• sito web;
• piattaforma digitale;
• registrazione account;
• prenotazioni;
• gestione pagamenti;
• assistenza;
• comunicazioni operative.

2.2.La presente informativa si applica a:

• Clienti;
• Utenti registrati;

• Host;
• Fornitori;
• visitatori del sito.

ART. 2-BIS – RINVIO ALLE DEFINIZIONI E INTERPRETAZIONE COORDINATA

2-bis.1.Le espressioni e i termini definiti con lettera iniziale maiuscola utilizzati nella presente informativa hanno il significato attribuito ai medesimi all'interno dei Termini e Condizioni Generali della Piattaforma, salvo ove diversamente ed espressamente previsto.

2-bis.2.La presente informativa costituisce documento informativo applicabile ai trattamenti effettuati dalla Piattaforma e deve essere interpretata in modo coordinato con:

• i Termini e Condizioni Generali;
• la Cookie Policy;
• le procedure elettroniche di raccolta delle accettazioni eventualmente implementate dalla Piattaforma;
• gli ulteriori documenti contrattuali applicabili.

2-bis.3.In caso di conflitto, contrasto interpretativo o sovrapposizione tra la presente informativa e altri documenti della Piattaforma si applicherà l'ordine di prevalenza previsto nei Termini e Condizioni Generali.

2-bis.4.Eventuali definizioni contenute nella presente informativa aventi contenuto incompatibile o difforme rispetto ai Termini e Condizioni Generali si intenderanno automaticamente sostituite dalle definizioni contenute nei Termini e Condizioni Generali, salvo diversa previsione inderogabile di legge.

ART. 3 – CATEGORIE DI DATI TRATTATI

3.1.Possono essere trattate le seguenti categorie di dati: Dati identificativi

• nome;
• cognome;
• denominazione;
• data di nascita;
• codice fiscale;
• partita IVA. Dati di contatto
• email;
• telefono;

• indirizzo. Dati account
• credenziali;
• preferenze;
• cronologia operativa. Dati economici
• informazioni di pagamento;
• storico delle transazioni;
• informazioni amministrative. Dati tecnici
• indirizzo IP;
• log di accesso;
• dispositivo;
• browser;
• dati diagnostici. Dati di attribuzione e tracciamento
• Referral Link;
• identificativi promozionali;
• codici di attribuzione;
• eventi di conversione;
• associazione tecnica tra prenotazione e Host. Dati relativi alla posizione
• posizione approssimativa;
• preferenze geografiche;
• informazioni di localizzazione ove abilitate. Dati contrattuali
• prenotazioni;
• contestazioni;
• richieste assistenza;
• documentazione caricata.

ART. 4 – FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

4.1.I dati sono trattati per:

• a) consentire registrazione e gestione dell'Account;
• b) consentire utilizzo della Piattaforma;
• c) gestire prenotazioni e rapporti contrattuali;
• d) elaborare pagamenti;
• e) prevenire frodi;
• f) gestire assistenza e reclami;
• g) adempiere obblighi normativi;
• h) garantire sicurezza informatica;
• i) effettuare analisi statistiche;
• j) inviare comunicazioni operative;
• k) gestire sistemi di attribuzione promozionale, tracciamento referral, determinazione delle commissioni eventualmente spettanti agli Host, monitoraggio del corretto funzionamento dei meccanismi di attribuzione e prevenzione di utilizzi abusivi degli strumenti promozionali.

4.2.Con separato consenso potranno essere effettuate attività di:

• marketing;
• profilazione;
• personalizzazione dei contenuti.

ART. 5 – BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

5.1.Il trattamento è effettuato ai sensi dell'art. 6 GDPR sulla base di: a) Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali, per:

• registrazione dell'Utente;
• gestione delle prenotazioni;
• erogazione dei servizi richiesti;
• assistenza all'Utente;
• utilizzo di informazioni geografiche o di localizzazione strettamente necessarie alla fruizione del Servizio. b) Adempimento obblighi legali, per:
• obblighi fiscali;
• obblighi amministrativi;
• obblighi contabili;

• obblighi in materia di sicurezza, ove applicabili. c) Legittimo interesse del Titolare, per:
• prevenzione di frodi o abusi;
• tutela dei diritti del Titolare;
• sicurezza della piattaforma, dei sistemi informatici e delle transazioni;
• gestione dei sistemi di attribuzione promozionale, tracciamento referral, corretta determinazione delle commissioni eventualmente spettanti agli Host e prevenzione di utilizzi abusivi degli strumenti di attribuzione. d) Consenso dell'interessato, per:
• attività di marketing;
• utilizzo di cookie non tecnici;
• geolocalizzazione non strettamente necessaria al funzionamento del Servizio;
• ulteriori trattamenti per i quali la normativa applicabile richieda il consenso.

5.2.Il conferimento dei dati necessari all'esecuzione del contratto o all'adempimento di obblighi legali è obbligatorio. Il mancato conferimento può impedire la registrazione, la prenotazione, l'erogazione dei servizi o l'adempimento degli obblighi previsti dalla normativa applicabile.

5.3.Il conferimento dei dati basati sul consenso è facoltativo. L'eventuale mancato consenso non pregiudica l'utilizzo dei servizi essenziali della Piattaforma, salvo che il trattamento sia necessario per specifiche funzionalità richieste dall'Utente.

ART. 6 – MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

6.1.Il trattamento dei dati personali è effettuato con modalità elettroniche, telematiche e, ove necessario, cartacee, mediante strumenti, procedure e misure organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, nel rispetto dei principi di cui all'art. 5 del GDPR. In particolare, il trattamento è improntato ai principi di:

• liceità, correttezza e trasparenza;
• limitazione delle finalità;
• minimizzazione dei dati;
• esattezza;
• limitazione della conservazione;
• integrità e riservatezza.

6.2.Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 del GDPR volte a garantire la sicurezza dei dati personali, incluse, ove applicabili:

• controllo degli accessi ai sistemi;

• sistemi di autenticazione e autorizzazione;
• tracciamento e registrazione delle operazioni rilevanti;
• protezione delle comunicazioni e dei dati trasmessi;
• procedure di backup, continuità operativa e recupero dei dati;
• misure di prevenzione contro accessi non autorizzati, perdita, alterazione, distruzione o divulgazione indebita dei dati.

6.3.Il trattamento può comprendere attività automatizzate strettamente necessarie al funzionamento della Piattaforma, alla gestione delle prenotazioni, alla prevenzione delle frodi, alla sicurezza del servizio e alla corretta erogazione delle funzionalità richieste dall'Utente.

6.4.I dati personali non sono soggetti a processi decisionali interamente automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'interessato ai sensi dell'art. 22 del GDPR, salvo nei casi espressamente previsti dalla normativa applicabile o previa specifica informativa resa all'interessato.

ART. 7 – ACCOUNT, LOG E PROVE CONTRATTUALI

7.1.Il Titolare potrà conservare evidenze delle operazioni effettuate dagli Utenti.

7.2.Potranno essere registrati:

• timestamp;
• indirizzo IP;
• versione documentale;
• accettazioni contrattuali;
• eventi di sicurezza;
• ove applicabile: o ruolo dell'Utente; o documento accettato; o evento di registrazione, checkout o onboarding; o identificativo tecnico dell'operazione; o eventuali riferimenti all'Ordine o al rapporto contrattuale interessato.

7.3.I log sono trattati esclusivamente per:

• prova delle accettazioni;
• sicurezza;
• gestione contestazioni;
• obblighi normativi.

7.4.Le evidenze tecniche e contrattuali di cui al presente articolo saranno conservate per un periodo proporzionato alle finalità perseguite e comunque non oltre il tempo necessario per:

• a) dimostrare la conclusione e l'esecuzione del rapporto contrattuale;
• b) gestire contestazioni e richieste di assistenza;
• c) adempiere obblighi normativi e di conservazione applicabili;
• d) tutelare i diritti del Titolare in sede amministrativa o giudiziaria. Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati saranno cancellati o anonimizzati salvo ulteriore conservazione consentita dalla normativa vigente.

ART. 8 – DESTINATARI DEI DATI E RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO

8.1.I dati personali potranno essere comunicati esclusivamente nei limiti delle finalità indicate nella presente informativa.

8.2.I dati potranno essere trattati da:

• a) personale autorizzato del Titolare;
• b) fornitori di servizi tecnologici;
• c) provider infrastrutturali e cloud;
• d) soggetti incaricati della gestione dei pagamenti;
• e) consulenti professionali;
• f) autorità pubbliche nei casi previsti dalla legge.

8.3.I soggetti esterni che trattano dati per conto del Titolare potranno essere nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.

8.4.Host e Fornitori ricevono esclusivamente i dati personali strettamente necessari rispetto al ruolo concretamente svolto nell'ambito della Piattaforma. L'Host riceve esclusivamente dati tecnici, statistici o amministrativi necessari alla gestione dell'attività promozionale, al funzionamento dei sistemi di attribuzione e alla determinazione delle commissioni eventualmente maturate, salvo diversa base giuridica o diversa richiesta dell'Utente. Il Fornitore riceve esclusivamente i dati personali necessari all'esecuzione del Servizio richiesto dal Cliente. Salvo diversa qualificazione espressamente comunicata all'Interessato o prevista dalla normativa applicabile, Host e Fornitori operano quali autonomi titolari del trattamento per i trattamenti effettuati nell'ambito delle rispettive attività. Experifind opera quale autonomo titolare esclusivamente per i trattamenti necessari alla gestione della Piattaforma, delle prenotazioni, dei pagamenti intermediati, dell'assistenza agli Utenti, dei sistemi di attribuzione promozionale, della sicurezza del servizio e degli obblighi normativi applicabili.

Experifind non determina finalità e mezzi dei trattamenti autonomamente effettuati da Host e Fornitori successivamente alla trasmissione dei dati necessari, fatti salvi i casi in cui la normativa applicabile imponga una diversa qualificazione dei ruoli privacy.

8.5.Le informazioni di pagamento potranno essere elaborate mediante Provider specializzati secondo le rispettive informative privacy.

8.6.I dati personali saranno comunicati ai destinatari esclusivamente nella misura strettamente necessaria rispetto alle finalità perseguite e secondo criteri di minimizzazione, limitazione dell'accesso e separazione funzionale dei trattamenti.

8.7.L'eventuale utilizzo di fornitori tecnologici che comportino trattamenti di dati personali effettuati da Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo o accessi ai dati da tali Paesi avverrà nel rispetto delle garanzie indicate nella presente informativa e limitatamente ai dati necessari per l'erogazione delle funzionalità richieste.

ART. 9 – TRASFERIMENTO DEI DATI VERSO PAESI EXTRA SEE

9.1.I dati personali trattati dal Titolare sono conservati e trattati prevalentemente all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Il Titolare privilegia, ove possibile, l'utilizzo di fornitori e infrastrutture ubicati nell'Unione Europea o nel SEE.

9.2.Taluni fornitori tecnologici utilizzati per l'erogazione dei Servizi della Piattaforma (a titolo esemplificativo e non esaustivo: servizi di pagamento, servizi cloud, strumenti di comunicazione, analisi o infrastrutture applicative) potrebbero comportare il trasferimento di dati personali verso Paesi situati al di fuori del SEE, inclusi gli Stati Uniti d'America.

9.3.In tali ipotesi, il Titolare assicura che ogni trasferimento avvenga nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), adottando, ove applicabili, una o più delle seguenti garanzie: a) decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 45 GDPR, incluso, ove applicabile, il Data Privacy Framework UE–USA; b) sottoscrizione delle Clausole Contrattuali Tipo (Standard Contractual Clauses – SCC) adottate con Decisione di esecuzione (UE) 2021/914 ai sensi dell’art. 46 GDPR; c) adozione di misure tecniche, organizzative e contrattuali supplementari idonee a garantire un livello di protezione sostanzialmente equivalente a quello previsto nell’Unione Europea, incluse, ove necessarie, tecniche di cifratura, pseudonimizzazione e valutazioni preventive di impatto sul trasferimento (Transfer Impact Assessment – TIA), in conformità alle Raccomandazioni EDPB 01/2020; d) eventuale ricorso agli ulteriori strumenti di garanzia previsti dagli artt. 46 e 49 GDPR, nei limiti e alle condizioni consentite dalla normativa applicabile.

9.4.L’Interessato può ottenere ulteriori informazioni sui trasferimenti internazionali effettuati e sulle garanzie adottate dal Titolare esercitando i diritti indicati nella presente Privacy Policy.

9.5.Qualora il trasferimento verso Paesi extra SEE sia effettuato direttamente dall’Utente mediante integrazioni, caricamenti o servizi attivati autonomamente, tale trattamento avverrà sotto la responsabilità dell’Utente stesso, salvo quanto diversamente previsto dalla normativa applicabile.

ART. 10 – PERIODO DI CONSERVAZIONE

10.1.I dati personali sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione di cui all'art. 5, par. 1, lett. e), del GDPR.

10.2.Salvo diversa previsione normativa, si applicano i seguenti periodi indicativi di conservazione:

• a) Dati dell'Account e di utilizzo della Piattaforma: per tutta la durata del rapporto e per ulteriori ventiquattro (24) mesi dalla cessazione dell'Account, salvo necessità di conservazione ulteriore per la tutela dei diritti del Titolare;
• b) Dati relativi a prenotazioni, transazioni e rapporti contrattuali: per dieci (10) anni dalla conclusione del rapporto, in conformità all'art. 2220 c.c. e alla normativa fiscale applicabile;
• c) Documentazione amministrativa, fiscale e contabile: per dieci (10) anni ai sensi della normativa fiscale e contabile vigente;
• d) Log tecnici ed eventi di sicurezza: per dodici (12) mesi, salvo necessità di conservazione ulteriore in presenza di incidenti di sicurezza, contestazioni o richieste delle Autorità competenti;
• e) Evidenze delle accettazioni digitali e dei consensi: per la durata del rapporto e per dieci (10) anni dalla cessazione, ai fini probatori;
• f) Cookie e tecnologie analoghe: secondo la rispettiva durata tecnica indicata nella Cookie Policy, e comunque secondo la durata tecnica indicata nella Cookie Policy e nel sistema di gestione del consenso (CMP), nel rispetto della normativa applicabile e delle preferenze espresse dall'Utente;
• g) Dati trattati sulla base del consenso (marketing, profilazione, cookie non tecnici): fino alla revoca del consenso, all'esercizio del diritto di opposizione ove applicabile oppure fino alla scadenza del periodo di conservazione definito dal Titolare secondo la base giuridica utilizzata;
• h) Dati relativi alla gestione di reclami e contestazioni: per cinque (5) anni dalla chiusura della pratica;
• i) Dati relativi a sistemi di attribuzione promozionale e tracciamento referral: per la durata necessaria al calcolo e alla liquidazione delle commissioni e per ulteriori cinque (5) anni per finalità probatorie, contabili, antifrode e gestione di eventuali contestazioni.

10.3.Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati personali saranno cancellati, anonimizzati oppure conservati esclusivamente nei casi consentiti dalla normativa vigente.

10.4.In presenza di obblighi normativi specifici, contestazioni pendenti o procedimenti amministrativi e giudiziari, i periodi sopra indicati potranno essere estesi per il tempo strettamente necessario.

ART. 11 – DIRITTI DELL'INTERESSATO

11.1.L'interessato può esercitare, nei casi previsti dalla normativa applicabile, i diritti riconosciuti dagli artt. 15–22 del GDPR.

11.2.In particolare, l'interessato ha il diritto di ottenere:

• conferma dell'esistenza o meno di trattamenti che lo riguardano e accesso ai dati personali;
• rettifica dei dati inesatti o aggiornamento dei dati incompleti;
• cancellazione dei dati personali nei casi previsti dalla normativa applicabile;
• limitazione del trattamento nei casi consentiti dal GDPR;
• opposizione al trattamento effettuato sulla base del legittimo interesse del Titolare;
• ricezione dei dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e relativa portabilità, ove applicabile;
• revoca del consenso precedentemente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

11.3.Le richieste di esercizio dei diritti potranno essere inviate ai recapiti indicati nella presente informativa. Il Titolare riscontrerà la richiesta nei termini previsti dalla normativa applicabile.

11.4.L'interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali o ad altra autorità competente ai sensi della normativa applicabile.

11.5.Resta salvo il diritto dell'interessato di agire nelle competenti sedi amministrative o giudiziarie per la tutela dei propri diritti.

ART. 12 – COOKIE, TECNOLOGIE SIMILI E TRACCIAMENTO

12.1.La Piattaforma utilizza cookie e tecnologie analoghe per garantire il corretto funzionamento del servizio, migliorare l'esperienza di utilizzo, analizzare le modalità di fruizione della Piattaforma e, ove applicabile, proporre contenuti e comunicazioni personalizzate.

12.2.L'utilizzo di cookie e strumenti di tracciamento non strettamente necessari al funzionamento della Piattaforma è subordinato, ove richiesto dalla normativa applicabile, al consenso dell'Utente raccolto mediante apposito sistema di gestione delle preferenze.

12.3.L'Utente può in qualsiasi momento modificare o revocare le preferenze espresse relativamente ai cookie e agli strumenti di tracciamento attraverso gli strumenti messi a disposizione dalla Piattaforma.

12.4.Le informazioni di dettaglio relative alle categorie di cookie utilizzate, alle relative finalità, basi giuridiche, durate di conservazione e modalità di gestione delle preferenze sono riportate nella Cookie Policy, che costituisce parte integrante della documentazione informativa della Piattaforma.

12.5.Ove la Piattaforma utilizzi sistemi di attribuzione promozionale mediante Referral Link, identificativi tecnici, QR Code o tecnologie analoghe, il relativo trattamento sarà effettuato secondo la base giuridica applicabile e nel rispetto dei principi di minimizzazione, trasparenza e limitazione delle finalità. I sistemi di attribuzione promozionale sono utilizzati esclusivamente per consentire il corretto funzionamento della Piattaforma, la determinazione delle commissioni eventualmente spettanti agli Host, la prevenzione di utilizzi abusivi degli strumenti promozionali e la gestione delle prenotazioni.

12.6.Ove la promozione dei Servizi avvenga mediante piattaforme di terze parti, social network o strumenti esterni di condivisione, il trattamento dei dati eventualmente effettuato direttamente dai gestori di tali piattaforme resta disciplinato dalle rispettive informative privacy e condizioni di utilizzo. Experifind tratta esclusivamente i dati ricevuti o generati nell'ambito del funzionamento della Piattaforma e non assume il ruolo di titolare per i trattamenti autonomamente effettuati dai gestori delle piattaforme esterne, salvo diversa indicazione espressamente comunicata all'Interessato o diversa qualificazione prevista dalla normativa applicabile.

ART. 13 – GEOLOCALIZZAZIONE E PERSONALIZZAZIONE

13.1.La Piattaforma può utilizzare informazioni geografiche o di localizzazione, ove disponibili e nei limiti consentiti dalla normativa applicabile, al fine di:

• migliorare la pertinenza dei risultati e dei contenuti mostrati;
• facilitare la ricerca e la prenotazione dei servizi;
• personalizzare l'esperienza di utilizzo della Piattaforma;
• erogare funzionalità richieste dall'Utente.

13.2.L'utilizzo di informazioni di localizzazione strettamente necessarie all'erogazione delle funzionalità richieste dall'Utente potrà avvenire sulla base dell'esecuzione del contratto o di misure precontrattuali. Ogni ulteriore utilizzo per finalità di personalizzazione, marketing o funzionalità non essenziali sarà effettuato, ove richiesto, previo consenso dell'Utente.

13.3.L'Utente può in qualsiasi momento modificare le autorizzazioni di accesso alla localizzazione, revocare eventuali consensi prestati o disabilitare le relative funzionalità attraverso le impostazioni della Piattaforma o del dispositivo utilizzato.

13.4.Il mancato rilascio o la successiva revoca delle autorizzazioni non pregiudicheranno l'utilizzo delle funzionalità essenziali della Piattaforma, salvo nei casi in cui l'utilizzo della localizzazione risulti tecnicamente necessario per l'erogazione del Servizio richiesto.

ART. 14 – AGGIORNAMENTI DELL'INFORMATIVA

14.1.Il Titolare si riserva il diritto di aggiornare o modificare la presente Privacy Policy in qualsiasi momento, anche in conseguenza di modifiche normative, evoluzioni delle funzionalità della Piattaforma o variazioni nelle modalità di trattamento dei dati personali.

14.2.Le versioni aggiornate dell'informativa saranno rese disponibili mediante pubblicazione sulla Piattaforma con indicazione della data di ultimo aggiornamento.

14.3.Qualora le modifiche incidano in modo significativo sui diritti dell'interessato o richiedano ulteriori adempimenti ai sensi della normativa applicabile, il Titolare potrà adottare ulteriori modalità informative o richiedere, ove necessario, nuove manifestazioni di volontà o consensi.

PRESA VISIONE ☐ Dichiaro di avere letto la Privacy Policy ☐ Dichiaro di avere preso visione delle modalità di trattamento dei dati personali

☐ Acconsento, ove richiesto e ove selezionato separatamente, ai trattamenti facoltativi soggetti a consenso